Quels sont les documents comptables à fournir à votre expert-comptable ?
Que vous soyez en création d’entreprises ou un entrepreneur établi, en fait Ceux qui ont leur propre entreprise n’aiment parfois pas avoir à s’occuper de la documentation à remettre au comptable. Mais avec quelques règles simples, même cette tâche peut devenir une habitude facile. Une bonne règle de base est d’apporter les documents originaux au professionnel chaque fin de mois, en ayant peut-être encore les factures à photocopier ou d’autres documents importants à photocopier.
Tout d’abord, récupérez les factures émises dans l’ordre chronologique et numéroté, il ne doit en manquer absolument aucune, puis les factures de vos achats (celles de tout le mois, même si vous ne les avez pas encore payées), imprimez également celles qui sont arrivées par e-mail. Mettez-les éventuellement dans l’ordre des dates. Si vous avez acheté quelque chose en particulier, écrivez une note au crayon sur la facture vous éviterez un appel téléphonique pour des éclaircissements de la part du comptable.
Les pièces comptables sont les justificatifs fiscaux indispensables de votre activité. Que vous choisissiez de les déposer au cabinet ou bien de les envoyer par voie dématérialisée, ces documents doivent parvenir à votre comptable, dans les délais. A défaut, votre expert-comptable ne pourra effectuer sa mission.
Obligatoires, les pièces justificatives sont les preuves sincères et véritables des opérations réalisées par votre entreprise. Elles servent de base à l’enregistrement comptable des écritures dans les différents journaux :
- les journaux d’achats;
- les journaux de ventes;
- les journaux de trésorerie;
- et les journaux d’opérations diverses (OD).
Ainsi, pour que votre comptabilité soit convenablement établie, nous allons répondre aux questions suivantes :
Les documents comptables, de quoi parle-t-on ?
Quand on parle de documents comptables, on pense immédiatement aux factures. Mais en fait, ces documents regroupent toutes les pièces justificatives nécessaires à légitimer les écritures comptables passées dans votre comptabilité générale.
Il s’agit principalement des documents suivants :
- factures d’achat ;
- factures de vente ;
- relevés bancaires ;
- talons de chèque ;
- tickets de carte bleue.
Chaque pièce comptable va permettre de justifier la saisie d’une ou plusieurs écritures comptables dans les différents journaux de l’entreprise.
Ainsi par exemple, une facture permettra de comptabiliser une écriture d’achat de marchandises, dans le journal des achats. Elle justifiera la comptabilisation de cette dépense. Parallèlement, en journal de banque, elle justifiera aussi de l’affectation du montant payé à un compte de fournisseur (celui utilisé pour saisir la facture d’achat). L’ensemble de ces documents comptables (facture, relevé de banque, chéquier …) est indispensable à votre expert-comptable pour qu’il puisse suivre, traiter et retranscrire la logique de ces opérations.
Combien de temps doit-on conserver les documents comptables ?
Comme beaucoup de documents légaux, les documents comptables doivent être conservés pendant 10 ans. Les pièces justificatives vous sont en principe rendues après l’établissement du bilan pour des questions de place. C’est donc à vous de les garder précieusement pendant les dix prochaines années.
Ils sont généralement classés par mois et parfois, aussi, par genre afin de faciliter les recherches en cas de contrôles fiscaux ou de demande de vérification.
Enfin, il arrive que ces factures soient tamponnées par le cabinet ou le collaborateur, lors de la saisie. Ce tampon ne remet pas en cause la légitimité des pièces. Il permet, éventuellement, de classer ou retrouver plus facilement les justificatifs de la saisie comptable.
Pourquoi les documents comptables sont-ils si importants ?
Il faut bien comprendre que les pièces justificatives sont les documents de base de votre comptabilité. Ils sont les témoins scripturaux de l’activité de l’entreprise.
Donc pour la bonne tenue de sa comptabilité, toute entreprise se doit d’enregistrer ses opérations financières et d’en garder la trace.
C’est là tout l’intérêt des documents comptables : répertorier l’ensemble des flux financiers, entrants comme sortants, et les associer à une preuve.
Ces documents sont des supports à établir et à conserver, afin de pouvoir les présenter à votre expert-comptable, à l’Urssaf, ou à l’administration fiscale à leur demande.
Passons en revue les principales pièces comptables à connaître, leurs spécificités et les obligations qui vous incombent.
Perdre une facture ou la trace d’un règlement avant la saisie de votre comptabilité déclenchera des recherches et des questions synonymes de perte de temps, d’honoraires supplémentaires, voire des suppléments de rémunération.
Egarer une facture après la saisie faite par votre cabinet et c’est un risque de réintégrations fiscales et de pénalités.
C’est dans ce contexte d’économie et de rigueur qu’il faut appréhender la collecte et la conservation des documents comptables.
Les pièces justificatives en comptabilité
Les pièces comptables justificatives sont une base pour établir les états financiers d’une entreprise.
Obligatoires, elles regroupent tous les documents actant une transaction financière, aussi bien des dépenses que des revenus :
- les factures (d’achat et de vente),
- les relevés de banques,
- les reçus,
- les journaux de paie,
- les notes de frais,
- les déclarations sociales, etc.
Toute écriture comptable doit être associée à sa pièce comptable, qui prouve son existence dans les comptes. Sans pièce justificative, vous ne pouvez enregistrer aucune opération dans votre comptabilité.
Les pièces comptables justificatives sont une base pour établir les états financiers d’une entreprise.Obligatoires, elles regroupent tous les documents actant une transaction financière, aussi bien des dépenses que des revenus.